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法律情報
2022.05.31

建業法律事務所電子報 第058期 『公開發行股票公司股東會視訊會議之規定』

作者

 

馬傲秋


一、前言

  公司法於民國(下同)107年8月1日修正時,新增第172條之2規定,將原本僅閉鎖性股份有限公司股東會得以視訊會議或其他經中央主管機關公告之方式進行之規定,放寬至閉鎖性股份有限公司以外之非公開發行股票之公司亦得適用,惟就公開發行股票公司部分,因考量公開發行股票之公司股東人數眾多,且視訊會議尚有股東身分認證、視訊斷訊之處理、同步計票技術之可行性等相關執行面、技術面疑慮,故當時係將公開發行股票公司排除於股東會視訊會議適用範圍。

  然我國新冠肺炎疫情在110年5月間日趨嚴峻,當時即將進入股東會旺季,為避免股東會群聚造成防疫缺口,又限於法規上必須以實體方式召開、而無法以視訊方式進行股東會,故證券主管機關金融監督管理委員會(下稱金管會)當時乃公告所有公開發行公司股東會暫停、延後召開,並制定公告相關股東會作業指引,始勉為完成當年度股東會之進行。

  有鑒於疫情反覆,難以預測其終結時點,為避免實體股東會召開之困難,遂於110年12月29日修正公司法第172條之2規定,放寬原公開發行股票公司召開股東會不適用視訊會議或其他經中央主管機關公告方式之規定,另考量公開發行股票公司股東人數眾多,採視訊方式召開股東會影響層面甚廣,須有相關配套措施,以保障股東權益,故依照該條第3項規定,關於公開發行股票公司股東會視訊會議應符合之條件、相關作業程序及其他應遵行事項,應依金管會規定辦理。

  嗣金管會為配合開放公開發行公司得以視訊方式召開股東會,完成修正「公開發行股票公司股務處理準則」及「公開發行公司股東會議事手冊應行記載及遵行事項辦法」,並於111年3月4日發布施行,其中「公開發行股票公司股務處理準則」增訂第二章之二「股東會視訊會議」,包含新增第44條之9至第44條之23等15條規定;「公開發行公司股東會議事手冊應行記載及遵行事項辦法」則修正第3條與第6條規定。本文謹就上開法規所規定之股東會視訊會議方式與應注意事項等為簡要說明。


二、股東會視訊會議方式
 

  依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之9第1項及第2項規定,股東會視訊會議分為二種,一為「視訊輔助股東會」,係指公司召開實體股東會並以視訊輔助,股東得選擇以實體或以視訊方式參與股東會;二為「視訊股東會」,係指公司不召開實體股東會,僅以視訊方式召開,股東僅得以視訊方式參與股東會。惟無論哪一種方式,以視訊方式參加股東會之股東,均視為親自出席股東會。

  公司如擬以視訊會議方式召開股東會,依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之9第3項至第6項規定,公司召開股東會視訊會議,應以章程載明,並經董事會決議;惟有例外情形,包括:(一)倘111年股東會不及修正章程納入視訊會議者,在此準則修正發布日(即111年3月4日)起一年內之緩衝期間內,得以經董事會以董事三分之二以上之出席及出席董事過半數同意之決議召開股東會視訊會議;(二)因天災、事變或其他不可抗力情事,經經濟部公告公司於一定期間內,以視訊會議方式開會者,得不受應以章程載明規定之限制;(三)董事會以外之其他召集權人召集股東會視訊會議時,因無法期待董事會決議通過召開董事會視訊會議,故得不受應經董事會決議之限制。

  其次,由於公司召開視訊股東會時,將使股東無法親臨股東會現場,恐對股東參與股東會之權利有所影響,為避免有經營權爭議之公司採用視訊股東會引發爭議,故「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之11規定,公司召開視訊股東會,必須該次股東會無董事或監察人選舉或解任議案,無公司重大營業讓與或解散、合併、分割等議案,且無企業併購法第18條、第27條、第29條、第35條或金融控股公司法第24條第2項第1款、第26條第2項第1款所定之議案;公司召開視訊輔助股東會,也必須該次股東會無董事或監察人選舉或解任議案,或有董事或監察人選舉議案,惟候選人人數未超過應選席次。又如屬股票未在證券交易所上市或未在證券商營業處所買賣之公司,無論採何種方式召開股東會視訊會議,均應以有委託代辦股務機構辦理股務事務者,方得辦理。

  再者,基於確保公司召開股東會視訊會議平台的中立性,依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之10規定,公司召開股東會視訊會議,其視訊會議相關事務應委外辦理,並限於代辦股務機構或證券集中保管事業方得為之,且受託辦理視訊會議事務者,不得同時受託辦理股務事務,或擔任股東會委託書徵求人、受託代理人或代為處理徵求事務。

  而在股東方面,欲以視訊方式參加股東會之股東,依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之13規定,應於股東會開會二日前向公司登記;股東如已委託代理人出席股東會者,依第44條之12規定,即不得再以視訊出席,倘委託書送達公司後,股東欲以視訊方式參與股東會,應於股東會開會二日前,以書面向公司為撤銷委託之通知,逾期撤銷者,仍以委託代理人出席行使之表決權為準。

  又股東以書面或電子方式行使表決權後,如欲以視訊方式參與股東會,依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之14規定,應於股東會開會二日前,以與行使表決權相同之方式撤銷前述行使表決權之意思表示;逾期撤銷者,則以書面或電子方式行使之表決權為準。倘股東未撤銷其以書面或電子方式行使表決權之意思表示,但仍以視訊方式參與股東會者,依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之16第2項規定,除臨時動議外,該股東即不得再就原議案行使表決權或對原議案提出修正或對原議案之修正行使表決權。


三、股東會視訊會議應注意之事項

  採行股東會視訊會議之公司,應注意以下事項:

(一)為使股東於股東會前知悉參與股東會的相關權利及限制,「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之21明定股東會召集通知內容應包括股東參與視訊會議及行使相關權利的方法,並應載明對以視訊方式參與股東會有困難的股東提供適當的替代措施。

(二)公司召開股東會視訊會議時,應依111年3月4日修正發布施行之「公開發行公司股東會議事手冊應行記載及遵行事項辦法」第3條與第6條規定,議事手冊應載明視訊會議所使用的視訊會議平台,且應於股東會當日將議事手冊及會議補充資料的電子檔案傳送至視訊會議平台,使股東於股東會開會當日參閱股東會議事手冊及會議補充資料。

(三)依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之15、第44條之17及第44條之19等規定,公司在股東會開會前,應將徵求人徵得之股數及受託代理人代理之股數、股東以書面或電子方式出席之股數,依規定彙整編造統計表,揭露於視訊會議平台;宣布開會時,應將出席股東股份總數,揭露於視訊會議平台;於各項議案或選舉議案之計票作業完成後,宣讀表決結果及董事、監察人當選名單及未當選名單(含表決及選舉權數),並應作成紀錄,即時上傳至視訊會議平台。

(四)公司應於開會時,同時宣布開啟投票功能,股東、徵求人或受託代理人並可投票至主席宣布投票結束為止,並應透過視訊會議平台進行各項議案表決及選舉議案之投票,並於主席宣布投票結束後,進行一次性計票,並宣布議案表決及選舉之結果;股東對每議案得提問次數不得超過二次,每次提問文字不得超過二百字。


(五)召開視訊股東會議者,主席及紀錄人員,應在國內之同一地點。

(六)公司應對股東之註冊、登記、報到、提問、投票及公司計票結果等資料進行記錄保存,並對視訊會議全程連續不間斷錄音及錄影,且保存期間應依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之23第3項規定辦理。

  另須注意者,公司召開股東會視訊會議,倘因天災、事變或其他不可抗力情事致視訊會議平台或以視訊方式參與發生障礙,無法召開或續行會議時,依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之20規定,應於5日內延期或續行集會,不適用公司法第182條之規定;已登記以視訊參與原股東會並完成報到之股東、徵求人或受託代理人,未參與延期或續行會議者,其於原股東會出席之股數、已行使之表決權及選舉權,應計入延期或續行會議出席股東之股份總數、表決權數及選舉權數;延期或續行集會之股東會,對已完成投票及計票,並宣布表決結果或董事、監察人當選名單之議案,無須重行討論及決議。惟召開視訊輔助股東會之公司,發生前述無法續行視訊會議時,如扣除以視訊方式參與股東會之出席股數後,出席股份總數仍達股東會開會之法定定額者,股東會應繼續進行,無須延期或續行集會,且以視訊方式參與股東會股東、徵求人或受託代理人,其出席股數應計入出席股東之股份總數,惟就該次股東會全部議案,視為棄權。


四、結語

  身處於科技發展日新月異之數位時代,股東會採視訊會議方式進行,於技術上並無問題,惟因公開發行股票公司股東人數眾多,為免視訊會議對於股東權益保障有影響,進而衍生爭議,過去雖已開放非公開發行公司股東會視訊會議之規定,但在公開發行公司部分並無顯著進展。適逢新冠肺炎疫情之推波助瀾,國際上公司股東會採取視訊會議召開已成趨勢,我國在經歷110年股東會因疫情關係而不得不暫停、延期及採取變通方式辦理實體股東會之過程後,主管機關隨即發揮效率,於半年之時間完成相關法規之修正,使我國公開發行股票公司邁入股東會視訊會議之新紀元。期盼我國因新制之施行,而有更多公開發行公司願意選擇採取視訊會議方式召開股東會,以提升我國公司治理水平,強化股東權益保障。

 

作者

 

馬傲秋


一、前言

  公司法於民國(下同)107年8月1日修正時,新增第172條之2規定,將原本僅閉鎖性股份有限公司股東會得以視訊會議或其他經中央主管機關公告之方式進行之規定,放寬至閉鎖性股份有限公司以外之非公開發行股票之公司亦得適用,惟就公開發行股票公司部分,因考量公開發行股票之公司股東人數眾多,且視訊會議尚有股東身分認證、視訊斷訊之處理、同步計票技術之可行性等相關執行面、技術面疑慮,故當時係將公開發行股票公司排除於股東會視訊會議適用範圍。

  然我國新冠肺炎疫情在110年5月間日趨嚴峻,當時即將進入股東會旺季,為避免股東會群聚造成防疫缺口,又限於法規上必須以實體方式召開、而無法以視訊方式進行股東會,故證券主管機關金融監督管理委員會(下稱金管會)當時乃公告所有公開發行公司股東會暫停、延後召開,並制定公告相關股東會作業指引,始勉為完成當年度股東會之進行。

  有鑒於疫情反覆,難以預測其終結時點,為避免實體股東會召開之困難,遂於110年12月29日修正公司法第172條之2規定,放寬原公開發行股票公司召開股東會不適用視訊會議或其他經中央主管機關公告方式之規定,另考量公開發行股票公司股東人數眾多,採視訊方式召開股東會影響層面甚廣,須有相關配套措施,以保障股東權益,故依照該條第3項規定,關於公開發行股票公司股東會視訊會議應符合之條件、相關作業程序及其他應遵行事項,應依金管會規定辦理。

  嗣金管會為配合開放公開發行公司得以視訊方式召開股東會,完成修正「公開發行股票公司股務處理準則」及「公開發行公司股東會議事手冊應行記載及遵行事項辦法」,並於111年3月4日發布施行,其中「公開發行股票公司股務處理準則」增訂第二章之二「股東會視訊會議」,包含新增第44條之9至第44條之23等15條規定;「公開發行公司股東會議事手冊應行記載及遵行事項辦法」則修正第3條與第6條規定。本文謹就上開法規所規定之股東會視訊會議方式與應注意事項等為簡要說明。


二、股東會視訊會議方式
 

  依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之9第1項及第2項規定,股東會視訊會議分為二種,一為「視訊輔助股東會」,係指公司召開實體股東會並以視訊輔助,股東得選擇以實體或以視訊方式參與股東會;二為「視訊股東會」,係指公司不召開實體股東會,僅以視訊方式召開,股東僅得以視訊方式參與股東會。惟無論哪一種方式,以視訊方式參加股東會之股東,均視為親自出席股東會。

  公司如擬以視訊會議方式召開股東會,依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之9第3項至第6項規定,公司召開股東會視訊會議,應以章程載明,並經董事會決議;惟有例外情形,包括:(一)倘111年股東會不及修正章程納入視訊會議者,在此準則修正發布日(即111年3月4日)起一年內之緩衝期間內,得以經董事會以董事三分之二以上之出席及出席董事過半數同意之決議召開股東會視訊會議;(二)因天災、事變或其他不可抗力情事,經經濟部公告公司於一定期間內,以視訊會議方式開會者,得不受應以章程載明規定之限制;(三)董事會以外之其他召集權人召集股東會視訊會議時,因無法期待董事會決議通過召開董事會視訊會議,故得不受應經董事會決議之限制。

  其次,由於公司召開視訊股東會時,將使股東無法親臨股東會現場,恐對股東參與股東會之權利有所影響,為避免有經營權爭議之公司採用視訊股東會引發爭議,故「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之11規定,公司召開視訊股東會,必須該次股東會無董事或監察人選舉或解任議案,無公司重大營業讓與或解散、合併、分割等議案,且無企業併購法第18條、第27條、第29條、第35條或金融控股公司法第24條第2項第1款、第26條第2項第1款所定之議案;公司召開視訊輔助股東會,也必須該次股東會無董事或監察人選舉或解任議案,或有董事或監察人選舉議案,惟候選人人數未超過應選席次。又如屬股票未在證券交易所上市或未在證券商營業處所買賣之公司,無論採何種方式召開股東會視訊會議,均應以有委託代辦股務機構辦理股務事務者,方得辦理。

  再者,基於確保公司召開股東會視訊會議平台的中立性,依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之10規定,公司召開股東會視訊會議,其視訊會議相關事務應委外辦理,並限於代辦股務機構或證券集中保管事業方得為之,且受託辦理視訊會議事務者,不得同時受託辦理股務事務,或擔任股東會委託書徵求人、受託代理人或代為處理徵求事務。

  而在股東方面,欲以視訊方式參加股東會之股東,依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之13規定,應於股東會開會二日前向公司登記;股東如已委託代理人出席股東會者,依第44條之12規定,即不得再以視訊出席,倘委託書送達公司後,股東欲以視訊方式參與股東會,應於股東會開會二日前,以書面向公司為撤銷委託之通知,逾期撤銷者,仍以委託代理人出席行使之表決權為準。

  又股東以書面或電子方式行使表決權後,如欲以視訊方式參與股東會,依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之14規定,應於股東會開會二日前,以與行使表決權相同之方式撤銷前述行使表決權之意思表示;逾期撤銷者,則以書面或電子方式行使之表決權為準。倘股東未撤銷其以書面或電子方式行使表決權之意思表示,但仍以視訊方式參與股東會者,依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之16第2項規定,除臨時動議外,該股東即不得再就原議案行使表決權或對原議案提出修正或對原議案之修正行使表決權。


三、股東會視訊會議應注意之事項

  採行股東會視訊會議之公司,應注意以下事項:

(一)為使股東於股東會前知悉參與股東會的相關權利及限制,「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之21明定股東會召集通知內容應包括股東參與視訊會議及行使相關權利的方法,並應載明對以視訊方式參與股東會有困難的股東提供適當的替代措施。

(二)公司召開股東會視訊會議時,應依111年3月4日修正發布施行之「公開發行公司股東會議事手冊應行記載及遵行事項辦法」第3條與第6條規定,議事手冊應載明視訊會議所使用的視訊會議平台,且應於股東會當日將議事手冊及會議補充資料的電子檔案傳送至視訊會議平台,使股東於股東會開會當日參閱股東會議事手冊及會議補充資料。

(三)依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之15、第44條之17及第44條之19等規定,公司在股東會開會前,應將徵求人徵得之股數及受託代理人代理之股數、股東以書面或電子方式出席之股數,依規定彙整編造統計表,揭露於視訊會議平台;宣布開會時,應將出席股東股份總數,揭露於視訊會議平台;於各項議案或選舉議案之計票作業完成後,宣讀表決結果及董事、監察人當選名單及未當選名單(含表決及選舉權數),並應作成紀錄,即時上傳至視訊會議平台。

(四)公司應於開會時,同時宣布開啟投票功能,股東、徵求人或受託代理人並可投票至主席宣布投票結束為止,並應透過視訊會議平台進行各項議案表決及選舉議案之投票,並於主席宣布投票結束後,進行一次性計票,並宣布議案表決及選舉之結果;股東對每議案得提問次數不得超過二次,每次提問文字不得超過二百字。


(五)召開視訊股東會議者,主席及紀錄人員,應在國內之同一地點。

(六)公司應對股東之註冊、登記、報到、提問、投票及公司計票結果等資料進行記錄保存,並對視訊會議全程連續不間斷錄音及錄影,且保存期間應依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之23第3項規定辦理。

  另須注意者,公司召開股東會視訊會議,倘因天災、事變或其他不可抗力情事致視訊會議平台或以視訊方式參與發生障礙,無法召開或續行會議時,依「公開發行股票公司股務處理準則」第44條之20規定,應於5日內延期或續行集會,不適用公司法第182條之規定;已登記以視訊參與原股東會並完成報到之股東、徵求人或受託代理人,未參與延期或續行會議者,其於原股東會出席之股數、已行使之表決權及選舉權,應計入延期或續行會議出席股東之股份總數、表決權數及選舉權數;延期或續行集會之股東會,對已完成投票及計票,並宣布表決結果或董事、監察人當選名單之議案,無須重行討論及決議。惟召開視訊輔助股東會之公司,發生前述無法續行視訊會議時,如扣除以視訊方式參與股東會之出席股數後,出席股份總數仍達股東會開會之法定定額者,股東會應繼續進行,無須延期或續行集會,且以視訊方式參與股東會股東、徵求人或受託代理人,其出席股數應計入出席股東之股份總數,惟就該次股東會全部議案,視為棄權。


四、結語

  身處於科技發展日新月異之數位時代,股東會採視訊會議方式進行,於技術上並無問題,惟因公開發行股票公司股東人數眾多,為免視訊會議對於股東權益保障有影響,進而衍生爭議,過去雖已開放非公開發行公司股東會視訊會議之規定,但在公開發行公司部分並無顯著進展。適逢新冠肺炎疫情之推波助瀾,國際上公司股東會採取視訊會議召開已成趨勢,我國在經歷110年股東會因疫情關係而不得不暫停、延期及採取變通方式辦理實體股東會之過程後,主管機關隨即發揮效率,於半年之時間完成相關法規之修正,使我國公開發行股票公司邁入股東會視訊會議之新紀元。期盼我國因新制之施行,而有更多公開發行公司願意選擇採取視訊會議方式召開股東會,以提升我國公司治理水平,強化股東權益保障。

 

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